“Os hospitais e demais estabelecimentos de serviços de saúde, assim como empresas de outros setores da economia, são obrigados a arquivar os documentos referentes aos empregados, impostos e taxas por um determinado tempo. Cada tipo de documento tem um prazo mínimo de arquivamento previsto em lei e em normas específicas”
Contrato de trabalho
Fichas ou livros de registro de empregados
Atas da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes)
Livros de inspeção do trabalho
Arquivamento: Indeterminado
Documentos relativos ao FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço)
Arquivamento: 30 anos
Atestados de saúde ocupacional (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional)
Avaliação clínica e exames complementares, assim como as conclusões e as medidas aplicadas,
Arquivamento: 20 anos (contados após o desligamento do empregado)
Documentos relativos ao INSS (Instituto Nacional de Seguro Social), como guias de recolhimento, documentos para habilitação e recebimento do salário-família, folha de pagamento, atestados médicos de afastamentos por incapacidade e salário-maternidade
Documentos relativos ao salário-educação (guias recolhimento, convênios etc)
PIS/PASEP, a contar da data prevista para seu recolhimento
Arquivamento: 10 anos
Acordo de compensação e prorrogação de horas
Atestado médico
Autorização para descontos não previstos em lei
Comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa (CD)
Documentos relativos a créditos tributários
Documentos relativos às eleições da CIPA
Guias de recolhimento de contribuições sindical, assistencial e confederativa
Livros, fichas ou cartões de ponto
Mapa anual de acidentes do trabalho
Recibos de 13º salário (1ª e 2ª parcelas)
Recibos de entrega do Requerimento Seguro-Desemprego (SD)
Recibos de férias (gozo, abono pecuniário, etc)
Recibos de pagamento de salário (inclusive adiantamentos)
Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa
Solicitação de 1ª parcela do 13º nas férias
Solicitação de abono d férias
Vale-transporte (Termo de opção/desistência, recibos de entrega etc)
Arquivamento: 5 anos
Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), a partir da data da postagem
Arquivamento: 3 anos
Aviso prévio, Pedido de demissão, TRCT (Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho)
Arquivamento: 2 anos
Arquivo eletrônico
De acordo com a Lei nº 10.666/2003, empresas que utilizam o processamento eletrônico de dados para a escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária são obrigadas a arquivar e conservar os respectivos sistemas e arquivos durante dez anos. Os arquivos devem estar devidamente certificados, em meio digital ou assemelhado, e sempre à disposição da fiscalização.
Prontuário: 20 anos no hospital
O prazo mínimo para a guarda dos prontuários médicos em papel é de 20 anos, contados a partir do último registro. Segundo o Parecer Consulta número 6/2016 do Conselho Regional de Medicina do Estado de Goiás (Cremego), o documento deve ser guardado na instituição hospitalar contratante, mesmo que o serviço médico eventualmente seja prestado por pessoas jurídicas terceirizadas – contratadas pelo hospital.