Confira os prazos mínimos para guarda de documentos trabalhistas, previdenciários e fundiários (FGTS), bem como os respectivos fundamentos legais:
DOCUMENTOS: Contrato de trabalho, Fichas ou livros de registro de empregados, Livros de atas da CIPA, Livros de inspeção do trabalho
Indeterminado
DOCUMENTOS: Documentos fundiários (relativos ao FGTS)
30 anos
Legislação: Lei nº 8.036/90, art. 23, § 5º; Decreto nº 99.684/ 1990, art. 55 e Enun-ciado TST 95.
DOCUMENTOS: Atestados de saúde ocupacional (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), inclusive avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas, contados após o desligamento do empregado
20 anos
Legislação: NR-7, subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5 e 7.4.5.1, com redação da Portaria SSST nº 24/94.
DOCUMENTOS: Documentos que devem ficar à disposição da fiscalização do INSS (guias de recolhimento, documentos para habilitação e recebimento do salário-família, folha de pagamento, atestados médicos de afastamentos por incapacidade e salário-maternidade etc)
Documentos relativos a Salário-Educação (guias recolhimento, convênios etc)
PIS/PASEP, a contar da data prevista para seu recolhimento
10 anos
Legislação: Decreto nº 3.048/99, arts. 348 e 349, Decreto-Lei nº 2.052/83, art. 10 e Decreto nº 3.142/99, art. 1º.
DOCUMENTOS: Acordo de compensação e prorrogação de horas
Atestado médico
Autorização para descontos não previstos em lei
Comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa (CD)
Documentos relativos a créditos tributários (IR etc)
Documentos relativos às eleições da CIPA (1)
Guias de recolhimento de contribuições sindical, assistencial. e confederativa
Livros, fichas ou cartões de ponto
Mapa anual de acidentes do trabalho (2)
Recibos de 13º salário (1ª e 2ª parcelas)
Recibos de entrega do Requerimento Seguro-Desemprego (SD)
Recibos de férias (gozo, abono pecuniário etc)
Recibos de pagamento de salário (inclusive adiantamentos)
Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa
Solicitação de 1ª parcela do 13º nas férias
Solicitação de abono d férias
Vale transporte (Termo de opção/desistência, recibos de entrega etc)
5 anos
Legislação: CF/88, art. 7º, XXIX, com redação da EC 28/2000; (1) Portaria MTb nº 3.214/78, NR-5, sub-item 5.40, letra "j", com redação da Portaria SSST 8/99; (2) Portaria MTb nº 3.214/78, NR-4, item 4.12, letra "j", com redação da Portaria SSMT 33/83.
DOCUMENTOS: CAGED, a partir da data da postagem
3 anos
Legislação: Portaria MTE nº 235/ 2003, art. 1º, § 2º.
DOCUMENTOS: Aviso prévio, Pedido de demissão, TRCT (Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho)
2 anos
Legislação: CF/88, art. 7º, XXIX, (EC 28/2000).
EMPREGADOS MENORES DE 18 ANOS: os documentos relativos a esses empregados devem permanecer guardados pelos prazos acima descritos a partir da data em que os mesmos completem 18 anos pois contra esses empregados não corre prazo prescricional, conforme estabelece o artigo 440 da CLT.
SISTEMA DE PROCESSAMENTO ELETRÔNICO DE DADOS: de acordo com o que estabelece a Lei nº 10.666/2003, as empresas que utilizam sistema de processamento eletrônico de dados para registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciário é obrigada a arquivar e conservar, devidamente certificados, os respectivos sistemas e arquivos, em meio digital ou assemelhado, durante dez anos, à disposição da fiscalização.
Fonte: http://www.objetivaedicoes.com.br/ver_conteudo_estatico_agenda_trabalhista.php?get_codigo=6